「何から始めるか」で止まらないために
AIを導入したいが、何から手をつければよいか分からない。中小企業からのご相談で、もっとも多いのがこの状態です。
情報は十分にあります。むしろ多すぎて、自社に当てはまるものが分からない。そこで有効なのが、探す範囲をいったん狭めることです。全社の最適化は考えず、次の条件を満たす業務をひとつだけ選びます。
- 毎週または毎日、必ず発生する
- 手順がおおむね決まっている
- 担当者が1〜2人に固定されている
- 失敗しても業務が止まらない
請求書の作成、議事録の文字起こし、問い合わせメールの下書き、定型レポートの作成。このあたりが最初の候補になります。
最初の30日 ― ひとつの業務で試す
選んだ業務に対して、まずは既存のAIチャットで試します。ここでの目的は効果を出すことではなく、「AIがどの程度使えるか」の感覚を持つことです。
このとき必ず決めておくべきなのが、入力してよい情報の範囲です。顧客名、金額、個人情報。何を入れてよく、何を入れてはいけないか。簡単な一覧を作って共有するだけで、後々のトラブルを避けられます。
30日後に確認するのは、削減できた時間です。「なんとなく便利」ではなく、週に何時間減ったかを数えます。この数字が、次の投資判断の根拠になります。
90日 ― 範囲を広げ、仕組みにする
ひとつの業務で効果が確認できたら、次の段階に進みます。
- 同じ部署の似た業務に横展開する
- うまくいった指示の出し方を、テンプレートとして共有する
- 担当者以外も使えるよう、手順を文書化する
ここで重要なのは、属人化させないことです。特定の人だけが使いこなしている状態は、その人が異動すれば元に戻ります。
この段階で、既存のツールでは足りない場面が見えてきます。「このデータとあのデータをつなげたい」「入力のたびに同じ転記をしている」。ここが、自社専用の仕組みを検討するタイミングです。
1年 ― 積み上がったコストを見直す
1年ほど経つと、用途ごとに契約したツールが増えているはずです。ここで一度、棚卸しをします。
- 契約中のサービスを用途・費用・利用状況で一覧にする
- 実際には使われていないものを解約する
- 複数のツールにまたがっている業務を洗い出す
用途ごとにSaaSを契約していくと、単体では安くても合計では大きな額になります。複数を統合して自社専用のシステムにしたほうが安くなることも珍しくありません。実際に、統合によってランニングコストを年間70%削減した事例もあります。
費用を抑える方法
社員向けのAI研修は、人材開発支援助成金などの対象になることがあります。要件を満たせば実質的な負担を大きく抑えられるため、研修を検討する際は必ず確認してください。申請には受理まで1ヶ月ほどかかるため、実施したい時期の2ヶ月前には動き始めます。
よくある失敗
- 全社一斉に始める ― 何が効いたか分からなくなり、うまくいかなかったときに全体が止まります
- ツールだけ導入して終わる ― 使い方を決めないと、数ヶ月で誰も開かなくなります
- 効果を測らない ― 数字がないと、次の投資が承認されません
- ルールを決めずに使い始める ― 入力してよい情報の範囲だけは、最初に決めておきます
まとめ
IT担当がいなくてもAI導入は進められます。鍵になるのは、対象をひとつに絞ること、削減できた時間を数えること、属人化させないこと。この3つを守れば、30日・90日・1年というペースで着実に広げていけます。